☰

Инструкция по обновлению релиза зуп 2.5

Типовой функционал ЗУП 3 позволяет выполнить начальный перенос данных из программы редакции 2.5. Одним из вариантов переноса является так называемый «полный» перенос данных. Рассмотрим подробнее, какая именно информация, и куда загружается при выполнении такого варианта переноса данных.

Общие сведения

Какие данные загружаются

При полном варианте переноса данных потребуется указать год, с которого требуется переносить расчетные данные в ЗУП 3. В ЗУП 3 будут загружены сведения о произведенных расчетах за весь период с указанного года.

При полном переносе в ЗУП 3 будут загружены следующие данные:

  • справочная информация – наполнение справочников Организации , Подразделения , Должности , Графики работы , Физические лица , Сотрудники ;
  • кадровые данные – переносятся вся кадровая история непосредственно в кадровые документы (Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение );
  • сведения о произведенных начислениях и удержаниях – загружаются в документ Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП ) за весь период с того года, который был указан при выполнении переноса;
  • виды начисления и удержания – переносятся все виды начисления и удержания, назначенные в плановом порядке в кадровых документах, а также виды начисления и удержания, присутствующие в документе Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП );
  • настройки кадрового учета и расчета зарплаты – программа на основании переносимых сведений выполняет только те настройки, которые может вычислить на основании этих данных;
  • сведения о взаиморасчетах с сотрудниками – переносятся все сведения о взаиморасчетах за период с года, указанного при выполнении переноса;
  • данные для расчета среднего заработка – данные для расчета общего среднего заработка (отпускных, командировок и т.п.) переносятся за полтора предыдущих года, а для исчисления пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.) за 3 предыдущих года;
  • данные по НДФЛ и страховым взносам – переносятся сведения за период с года, указанного при выполнении переноса.

В какие объекты происходит загрузка данных

При «полном» переносе сведения загружаются либо непосредственно в учетные документы, либо в документы Перенос данных .

Используются следующие учетные документы:

  • документы Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение ;
  • Отпуск по уходу за ребенком ;
  • документы журнала Алименты и другие удержания ;
  • Заявления на вычеты ;
  • Договоры (в т.ч. авторские) ;
  • Займы сотрудникам .

Довольно существенный объем сведений из ЗУП 2.5 загружается в документ Перенос данных (Администрирование — См. также — Переносы данных ). Эти документы имеют буквенные номера, по которым можно понять какие данные содержит каждый из документов:

Коды, которые применяются при обоих вариантах переноса данных:

  • РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2;
  • ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС — исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП);ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам;
  • НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ;
  • ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в 4-ФСС;
  • СВ – данные учета по страховым взносам;
  • ДнСост – сведения об отсутствиях сотрудников;
  • РВ – рабочее время, зарегистрированное документом Табель ;
  • ОСО – данные для расчета остатков отпусков;
  • ЗП – данные о начислениях и удержаниях;
  • НЗП – данные о начислениях и удержаниях по сотрудникам, исходные данные для отчетов по зарплате;
  • ЗС — расчеты по займам сотрудникам;
  • ВЗ – данные по взаиморасчетам с сотрудниками (начислено, выплачено).

Перенос справочной информации

«Полный» перенос данных в ЗУП 3.1 предполагает загрузку следующих справочных сведений из ЗУП 2.5:

  • Справочник Организации — загружаются сведения обо всех организациях, учет по которым велся в ЗУП 2.5: наименования, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОГРН и прочие коды), адреса и телефоны, ответственные лица, основные настройки учетной политики;
  • Справочник Подразделения , Графики работы , Должности — переносятся все подразделения, графики и должности.
  • Справочник Сотрудники — загружаются сведения обо всех сотрудниках, которые присутствуют в переносимых кадровых документах и документах Перенос данных ;
  • Справочник Физические лица — переносятся сведения о тех физических лицах, по которым загружен соответствующий элемент справочника Сотрудники , а также физические лица, присутствующие в документах Перенос данных .
  • справочники Начисления и Удержания – переносятся виды начислений и удержаний, которые назначены сотрудникам в плановом порядке в перенесенных кадровых документах, а также виды начисления и удержания, которые присутствуют в документах Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП ).

Перенос настроек кадрового учета и расчета зарплаты

По сравнению с «рекомендованным» переносом данных, в котором загружался только срез данных на дату переноса, в рамках «полного» переноса «переезжает» большее количество сведений. Поэтому у программы есть больше возможностей для определения настроек программы.

Например, поскольку происходит перенос данных об истории начисленной зарплаты (эта информация загружается в документы Перенос данных — подробно о нем чуть ниже), то программа имеет возможность на основании загруженных начислений определить некоторые начальный настройки. Если в этих данных программа обнаружит начисления за командировку или за работу в выходные и праздничные дни, то в настройках расчета зарплаты автоматически будут установлены соответствующие флажки.

Аналогичный принцип заполнения и у прочих настроек расчета зарплаты, кадрового учета и учетной политики. Для заполнения настроек программа берет сведения из документов Перенос данных , из переносимых кадровых документов, сведений о плановых начислениях и удержаниях, а также из справочников.

Перенос кадровых данных и сведений о плановых начислениях

«Полный» перенос данных предполагает перенос всей кадровой истории из ЗУП 2.5 непосредственно в кадровые документы 1С ЗУП 3. Просмотреть эти документы можно в журнале документов Все кадровый документы (Кадры – Все кадровые документы ).

В этих документах содержатся следующие сведения:

  • занимаемые сотрудниками позиции;
  • используемые графики работы;
  • право на отпуска;
  • количество занимаемых ставок;
  • вид занятости;
  • плановые начисления – при «полном» переносе в ЗУП 3 загружаются все плановые начисления, которые когда-либо назначались сотрудникам в плановом порядке.
  • вариант выплаты аванса — если в ЗУП 2.5 в справочнике Сотрудники для работника была заполнена фиксированная сумма аванса, то в ЗУП 3.1 для такого сотрудника в документе Прием на работу также установится Фиксированный аванс . Если фиксированная сумма в 2.5 на заполнена, то подставится вариант Расчетом за первую половину месяца .
    Также в ЗУП 3.1 возможен ещё один способ расчета аванса Процентом от тарифа . Если требуется назначить сотруднику именно такой вариант расчета аванса, то можно использовать документ Изменение аванса (ввести его на первое число месяца, с которого начинается учет в ЗУП 3.1).
  • сведения о трудовом договоре.

Формирование сведений в штатном расписании после переноса

После выполнения «полного» переноса в ЗУП 3.1 формируется штатное расписание, но формируется оно на основании сведений о занятых штатных единицах.

Также именно в штатное расписание загружается информация о наличии «вредных»/«тяжелых» позициях, по которым необходимо начислять дополнительные взносы. Если в организации на момент переноса данных трудится сотрудник в должности, для которой предусмотрено исчисление дополнительных взносов, то эта информация будет перенесена в соответствующую позицию штатного расписания.

И именно на основании этих сведений в настройках учетной политики (справочник Организации — вкладка Учетная политика и другие настройки — Учетная политика ) будет установлен флажок Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию . И возможно будет установлен флажок Применяются результаты специальной оценки условий труда , если при переносе присутствует сотрудник, для штатной единице которого задан класс условий труда.

Перенос сведений о плановых удержаниях

Сведения о действующих плановых удержаниях в ЗУП 3.1 загружаются через соответствующие документы журнала Алименты и другие постоянные удержания (Зарплата — Удержания ).

Например, если на момент переноса данных в ЗУП 2.5 у сотрудника было действующее удержания по исполнительному листу, то в ЗУП 3.1 будет создан документ Исполнительный лист с аналогичными сведениями для расчета.

Ещё один пример – это удержание добровольных страховые взносы в ПФР. Если в ЗУП 2.5 такой вид удержания действует для сотрудника на момент переноса данных, то в ЗУП 3.1 будет создан специализированный документ Удержание добровольных страховых взносов .

Если же речь идет о каком-то произвольном плановом удержании, для которого нет соответствующего документа в ЗУП 3.1, то в справочнике Удержания будет создан новый вид удержания, а также сформируется документ в журнале Алименты и другие удержания , которым это удержание планово назначится для сотрудника.

Перенос сведения о расчетах с сотрудниками

История взаиморасчетов с сотрудниками за период, указанный в помощнике переноса данных, загружается в документы с номером ВЗ . Благодаря тому, что переносятся все сведения о взаиморасчетах за период, в зарплатных отчетах ЗУП 3 есть возможность отслеживать историю сальдо по сотрудникам за период переноса.

Однако перенос полной истории взаиморасчетов по всем сотрудникам (даже уволенным), а не остатков по взаиморасчетам только работающих сотрудников, как это происходит при «рекомендованном» переносе, может привести к переносу «несуществующих» задолженностей в связи с ошибками учета в ЗУП 2.5.

Если такая ситуация сложилась, то скорректировать задолженность по сотруднику можно непосредственно документом Перенос данных . Корректировка выполняется по следующим регистрам накопления:

  • Зарплата к выплате – на основании остатков в этом регистре формируется сумма для заполнения документов Ведомость… ;
  • Взаиморасчеты с сотрудниками – по остаткам в этом регистре формируется сальдо по взаиморасчетам с сотрудниками в зарплатных отчетах ЗУП.

Стоит иметь ввиду, что движения «приход» увеличивают задолженность перед сотрудником, а «расход» наоборот, отражают факт списания задолженности. Учитывая это, при необходимости следует скорректировать «несуществующие» остатки.

Сведения о выполненных начислениях и удержаниях за период переноса

«Полный» перенос, в отличие от переноса «рекомендованного», предполагает загрузку сведений о выполненных в периоде переноса начислениях и удержаниях. Эта информация хранится в документах Перенос данных , которые имеют следующие номера:

  • ЗП – в этом документе сведения загружаются в регистр расчета Начисления и Удержания . Перенос этих сведения, в частности, позволит учитывать начисления и удержания за прошлые периоды в текущих расчетах.
  • НЗП – в этих документах хранятся сведения о начислениях, удержаниях и отработанном времени, которые будут использоваться для формирования зарплатных отчетов за период переноса (Расчетный листок ; Полный свод начислений, удержаний и выплат ; Анализ зарплаты по сотрудникам и т.п.).

Сведения для расчета среднего заработка

Информация для расчета среднего заработка переносятся в документы, имеющие следующие номера:

  • ЗП_СЗО – документы содержат информацию об отработанном времени и начислениях, которая будет использоваться в ЗУП 3.1 при расчете отпускных, командировок и прочих случаях, в которых начисляется сохраняемый средний заработок (кроме случаев начисления пособий). Сведения за каждый месяц загружаются в отдельный документ.

Данные об отработанном времени заполняются в регистре накопления Данные о времени для расчета среднего (общий) , а сведения о начислениях в регистре накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) .

  • ЗП_СЗФСС – документы содержат информацию о начислениях и о «выпадающих» периодах (болезнь, отпуск по уходу и др.), которая будет использоваться для расчета пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком). На каждый месяц также создается отдельный документ.

Кроме сведений о начислениях и времени в этом документе в регистре накоплений Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС) может содержаться информация о заработке сотрудников с предыдущих мест работы, если эти сведения заполнялись в ЗУП 2.5 в документе Справка других страхователей о заработке .

Данные учета по НДФЛ и страховым взносам

Заявления на вычеты по НДФЛ

Сведения о вычетах, которые в ЗУП 2.5 настраивались на уровне справочника Сотрудники в ЗУП 3.1 загружаются в отдельные документы в журнале Заявления на вычеты (Налоги и взносы – Заявления на вычеты ).

Данные по НДФЛ, страховым взносам и пособиям

Сведения данные о доходах, исчисленных страховых взносах и исчисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ, а также о примененных вычетах загружаются в документы Перенос данных с кодами СВ , НДФЛ . При «полном» переносе эти данные загружаются в ЗУП 3 за период, начиная с года, который был указан в помощнике начального переноса, а не только за текущий год, как это было при «рекомендованном» переносе.

Также стоит отметить, что в документ с кодом ПСС загружаются сведения о пособиях за счет ФСС, которые были начислены в периоде переноса. Эти сведения также используются для заполнения регламентированных отчетов (4-ФСС, ЕРСВ).

Прочие сведения в документах «Перенос данных»

  • ОСО – в документах с этим кодом содержатся сведения о фактических отпусках сотрудников. На основании этих данных рассчитывается остаток отпусков по сотрудникам, а также заполняются сведения в кадровых отчетах по отпускам (например, Справка об остатках отпусков ).

  • ИЛ – в этот документ загружаются сведения о суммах удержанных по исполнительным листам. Информация используется для расчета исполнительных листов в случае удержания до определенной суммы, а также для заполнения печатной формы Карточка учета исполнительных документов с оплатой и для формирования отчета Исполнительные листы, соглашения об оплате алиментов и др.
  • ЗС – содержит сведения об истории выполненных удержаний по займам за период переноса данных. Эта информация учитывается при расчете удержаний по займам для определения момента прекращения удержаний по займам, а также для формирования отчетов по займам.

Инструкция по обновлению 1С ЗУП до редакции 3

Вся проблема перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 заключается в том, что он делается не обновлением конфигурации, а переносом данных из базы с релизом 2.5. Причем переносятся данные только для расчета среднего заработка и подачи отчетности по НДФЛ. Начисления не переносятся, только остатки по сотрудникам. Чтобы сделать перенос исторических данных, можно обратиться к .

Базу данных с релизом 3 нужно установить чистую.

После создания чистой базы появится начальная страница. Выбираем последний пункт («Перенести данные из программы 1С Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5») и нажимаем «Далее»:

Из списка выбираем ту информационную базу, из которой хотим делать перенос:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Обратите внимание, что перенос данных возможен только из релиза не ниже 2.5.87.2 . Но я бы не советовал переходить с этого релиза. У меня нормальный переход получился в сочетании таких релизов: 2.5.93.2 – 3.0.22.230 и то не с первого раза. Инструкцию по обновлению мы размещали ранее — .

На следующей странице нужно выбрать месяц начала эксплуатации:

Узнать его можно, посмотрев первый созданный документ в базе 1С ЗУП 2.5.

На следующей странице переходим непосредственно к загрузке:

Нажимаем на кнопку «Загрузить данные».

У меня сразу вышло окно с ошибкой. Ругается на какой-то файл с расширением «dll». Если это произошло, нужно закрыть окно с описанием ошибки и в окне, которое показано выше, внизу тоже будет текст с описанием ошибки и кнопка «Исправить». Причем в этом тексте может указываться другой файл, не обращаем внимания, жмем «Исправить».

Ввод в эксплуатацию информационной системы невозможен без переноса начальных данных. Ввиду принципиального отличия механизмов и объектов, перенос данных между программами «1С:Зарплата и Кадры 7.7» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» представляет некоторую сложность. О том, как организовали перенос на одной из вспомогательных компаний японского автогиганта «Тойота Мотор» специалисты ЗАО «Си Дата», рассказывает в предлагаемой статье А.В. Ярвельян, ведущий аналитик компании.

Списочная численность ООО "Тойота Цусё Машинэри" на момент внедрения информационной системы не превышала 50 человек. Управленческий учет в организации полностью совпадает с регламентированным.

Организация создана летом 2006 года, и первые несколько месяцев ее существования бухгалтерский учет и расчет заработной платы производился сторонней аудиторской компанией с использованием программного обеспечения на базе платформы "1С:Предприятие 7.7".

Однако на определенном этапе развития организации ее руководством было принято решение вести бухгалтерский и кадровый учет и рассчитывать заработную плату работников собственными силами, используя для этих целей программное обеспечение на базе платформы "1С:Предприятие 8".

Обследование бизнес-процессов организации показало, что типовая конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" полностью удовлетворяет требованиям организации к ведению регламентированного кадрового учета и расчету заработной платы.

Таким образом, для внедрения системы кадрового учета и расчета заработной платы на основе конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" необходимо было:

  • осуществить перенос данных из "1С:Зарплаты и Кадры 7.7";
  • проверить корректность перенесенных данных и откорректировать их вручную.

Перенос данных

Перенос данных производился стандартными средствами конвертации.

С помощью конвертора информационных баз "1С:Предприятия 8" была произведена конвертация информационной базы из формата данных "1С:Предприятия 7.7" в формат "1С:Предприятия 8". Компонента "Конвертор ИБ" включена в комплект поставки платформы "1С:Предприятие 8".

При этом информационная база в формате "1С:Предприятие 8" создается приблизительно в том же виде, в каком ее привыкли видеть пользователи конфигурации "Зарплата и Кадры" для "1С:Предприятия 7.7": сохраняются названия документов и справочников, привычные связи между объектами.

Однако данная информационная база не предназначена для ведения учета, по крайней мере, в том виде, в котором она предстает непосредственно после конвертации.

Данные переносятся из сконвертированной информационной базы конфигурации "Зарплата и Кадры" в информационную базу конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" для "1С:Предприятия 8".

Вначале с помощью внешней обработки PrB_HRM.epf выгружаются данные из сконвертированной базы данных в файл формата XML. Файл указанной обработки находится в каталоге установки "1С:Предприятия 8" - tmplts\1c\hrm\Х_Х_Х_Х\Convert\, где "Х_Х_Х_Х" - номер релиза конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом".

При настройке обработки выгрузки необходимо особенно внимательно отнестись к тому, каким образом будет сформирован список обособленных подразделений организаций. Поскольку конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" позволяет вести учет от имени нескольких организаций, на этапе выгрузки данных необходимо указать, какие подразделения будут выделены в учете как отдельные организации (см. рис. 1).


Рис. 1

Затем, уже в пустой информационной базе конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" с помощью встроенной обработки "Универсальный обмен данными в формате XML" нужно произвести загрузку данных.

Подробная пошаговая инструкция по переносу данных размещена в каталоге установки "1С:Предприятия 8" - tmplts\1c\hrm\Х_Х_Х_Х\ Convert\, где "Х_Х_Х_Х" - номер релиза конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом".

Проверка и корректировка данных

Поскольку в организации управленческий учет совпадает с регламентированным, предстояло проверить наличие и корректность данных для его ведения (см. таблицы 1, 2). Обращаем ваше внимание, что вводимые данные должны отражать реальное положение дел в организации. Например, данные о подразделениях должны быть указаны в соответствии с реальной структурой организации, тоже касается и данных о приемах на работу или перемещениях.

Таблица 1

Данные для регламентированного кадрового учета.

№ п/п

Данные

Объект конфигурации

Данные об организациях предприятия

Справочник "Организации"

Данные о подразделениях организаций. Данные должны быть указаны в соответствии с реальной структурой организаций, а также с первым субконто на затратных счетах

Справочник "Подразделения организации"

Данные о должностях организаций

Справочник "Должности организаций"

Данные о штатном расписании организаций

Регистр сведений "Штатное расписание организаций"

Персональные данные физических лиц - работников, договорников и пр: фамилия, имя отчество, пол, коды, дата и место рождения и пр.

Справочник "Физические лица"

Паспортные данные физических лиц

Регистр сведений "Паспортные данные физических лиц"

Контактная информация: телефоны и адреса физических лиц

Регистр сведений "Контактная информация"

Данные о семейном положении физических лиц

Регистр сведений "Семейное положение физических лиц"

Данные о составе семьи физических лиц

Справочник "Физические лица"

Данные о воинском учете

Регистр сведений "Воинский учет"

Данные об инвалидности

Регистр сведений "Сведения об инвалидности физических лиц"

Данные о гражданстве физических лиц

Регистр сведений "Гражданство физических лиц"

Данные о стаже физических лиц

Справочник "Физические лица"

Данные о предыдущей трудовой деятельности физических лиц

Справочник "Физические лица"

Данные о приказах о приеме на работу для всех работников предприятия, участвующих в учете в текущем налоговом периоде. Данные о датах приема должны быть реальными; документы за текущий год должны полностью соответствовать реальным кадровым приказам

Документ "Прием на работу в организацию"

Данные о кадровых перемещениях работников организаций. Документы за текущий год должны полностью соответствовать реальным кадровым приказам

Документ "Кадровое перемещение работников организаций"

Данные о приказах об увольнении работников организаций за текущий налоговый период. Документы за текущий год должны полностью соответствовать реальным кадровым приказам

Документ "Увольнение из организации"

Данные о документах-отклонениях для кадрового учета за текущий год

Документы "Отпуска организаций", "Командировки организаций", "Отсутствие на работе в организации", "Возврат на работу в организацию"

Данные о графиках отпусков организаций на текущий год

Документ "График отпусков организаций"

Таблица 2

Данные для регламентированного расчета заработной платы.

№ п/п

Данные

Объект конфигурации

Данные о стандартных налоговых вычетах работников, предоставляемых в текущем налоговом периоде

Регистры сведений "НДФЛ стандартные налоговые вычеты физических лиц" и "НДФЛ применение вычетов"

Данные о номерах лицевых счетов работников

Регистр сведений "Лицевые счета работников организации"

Данные о долге организации перед работниками или о долге работников перед организацией на начало года

Регистр накопления "Взаиморасчеты с работникам организации"

Данные о шаблонах проводок для отнесения основного заработка работников на счета бухгалтерского учета

Документ "Учет основного заработка работников организации"

Данные о суммах плановых авансов работникам организаций

Регистр сведений "Авансы работникам организаций"

Данные о заработке работников организаций за месяцы прошлого года, начиная с момента, годом ранее начала учета. Данные необходимы для расчета среднего заработка

Регистры расчета "Основные начисления работников организации" и "Дополнительные начисления работников организации"

Данные об отработанном времени работников организации за месяцы прошлого года, начиная с момента, годом ранее начала учета. Данные необходимы для расчета среднего заработка

Документ "Невыходы в организации"

Данные о суммах плановых начислений и удержаний работников организаций

Регистры сведений "Плановые начисления работников организации" и "Плановые удержания работников организации"

Сведения об отпусках по уходу за ребенком, имеющих место в текущем году и условиях их оплаты

Документы "Отпуск по уходу за ребенком" и "Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком"

Данные об исполнительных листах работников организаций

Документ "Исполнительный лист"

Документ "Договор на выполнение работ с физическим лицом"

Сведения о договорах о предоставлении займов работникам организации

Документ "Договор займа с работником"

Данные о невыходах работников организаций за текущий год

Документы "Начисление по больничному листу", "Оплата по среднему заработку", "Начисление отпуска работникам организаций", "Невыходы"

Данные о разовых начислениях и удержаниях работников за текущий год

Документы "Регистрация разовых начислений работников организации", "Регистрация разовых удержаний работников организации"

Данные о дивидендах организации за текущий год

Документ "Начисление дивидендов организации"

Данные о прочих первичных документах

Документы "Регистрация простоев работников организации", "Оплата праздничных и выходных дней в организации", "Оплата сверхурочных часов", "Начисление пособий за счет ФСС"

Данные о выплатах заработной платы и депонентов за текущий год

Документы "Зарплата к выплате организации", "Платежное поручение исходящее", "Расходный кассовый ордер"

Данные о начисленной заработной плате работников организаций (о начислениях и удержаниях) за каждый месяц текущего года

Данные об исчисленном и удержанном НДФЛ за каждый месяц текущего года

Документ "Начисление зарплаты работникам организации"

Данные о рассчитанных суммах ЕСН за каждый месяц текущего года

Документ "Расчет ЕСН"

Данные о сформированных бухгалтерских проводках за каждый месяц текущего года

Документ "Отражение зарплаты в регламентированном учете"

В таблицах приведены данные, которые обязательно должны быть в системе на момент ее ввода в эксплуатацию. При этом некоторые сведения не переносятся автоматически с помощью описанной выше процедуры конвертации. Такие данные необходимо вносить вручную. Более того, регламентированные документы за текущий год ("Начисление зарплаты работникам организаций", "Расчет ЕСН"), даже если они перенесены автоматически, нужно переформировать заново для того, чтобы проверить корректность ввода первичных документов, чтобы обеспечить корректное заполнение этих документов.

Таким образом, результатом выполнения вышеуказанных процедур является полноценная ИС, позволяющая вести регламентированный кадровый учет и рассчитывать заработную плату, начиная с любого расчетного периода, не обязательно с начала года. При условии тщательной проверки начальных данных и корректной их обработки в процессе эксплуатации системы не ощущается нехватки информации, как это зачастую бывает при переходе на другую систему учета.

Сегодня мы поговорим с Вами о первоначальном заполнении данных в 1С ЗУП 3.0, при условии, что до этого Вы все вели в Бухгалтерии 3.0. Вообще эта возможность появилась толь только (декабрь 2014 года). Раньше, если Вы работали в Бухгалтерии 3.0 и купили дополнительно коробку с зарплатной программой, то все начальные данные Вам пришлось бы вводить с нуля. При выполнении процедуры синхронизации бухгалтерии и зарплаты Вы получали лишь пару справочников.

Помимо того, как это делается (это ОООчень легко), я расскажу о паре "грабель" на которые наступил. Думаю это будет самое ценное в статье.

Хотя, скажу как программист, внутри структура данных Бухгалтерии 3.0 и Зарплаты и управление персоналом 3.0 почти одинаковы. Я даже писал в тех.поддержку 1С с вопросом, почему не синхронизировались такие вещи, как прием на работу, переводы, сведенья о доходах, для учета НДФЛ и страховых взносах, сами взносы и налоги. Взаиморасчеты с сотрудниками. Все эти данные в 1С Бухгалтерии 3.0 лежат в таких же регистрах, как и в ЗУП. С такими же названиями и полями.

Но к счастью, в этом году нам повезло, и при первом запуске свежего релиза ЗУП 3.0, нам предлагают перенести данные из Бухгалтерии.

Что же, посмотрим, как это выглядит и что напрограммировали наши любимые 1Совцы из Москвы.

Все что описано ниже проделано на релизе "Зарплата и управление персоналом, редакция 3.0 (3.0.20.43)".

Исходя из этого, в будущих релизах, возможны изменения и улучшения.

Итак мы имеем базу 1С Бухгалтерия 3.0 релиза 3.0.37.35 и пустую, еще ни разу не запускавшуюся базу 1С Зарплата и управление персоналом 3.0 релиза 3.0.20.43.

Запускаем ЗУП и первое, что мы видим, это интерфейс такси и рекламный блок. Закрываем рекламу и форму доступа к ИТС.

На экране у нас осталась обработка по первоначальному заполнению базу данных.

Мы выбираем второй (в этом релизе он второй) вариант - Перенести данные из программы "1С:Бухгалтерия 3.0" и жмем "ДАЛЕЕ"

Тут нам из списка надо выбрать базу и правильно указать имя пользователя и пароль. Переносить расчетные данные надо так, чтобы у Вас было два года заполненных данных. Т.е. в начале 2015ого надо перенести 2013й год. Это нужно для расчета среднего за счет ФСС.

Следующее окно - демонстирирует нам процесс выгрузки/загрузки данных. В нем все одна кнопка, жмите её смелее:)

Тут я наступил на первые грабли!

При подключении к базе я получил ошибку. На самом первом шаге. Видимо, я везучий человек. Вот отчет об ошибках:

Не удалось произвести подключение к информационной базе:

Ошибка при вызове метода контекста (Connect)

Произошла исключительная ситуация (V83.COMConnector.1): Версия компоненты "comcntr" (8.3.4.496) отличается от версии корневого модуля "core83" (8.3.5.1248)

Что с этим делать? В чем причина?

Причина в том, что я регулярно ставлю свежую платформу, при этом старые версии не стираю. 1С:ЗУП у меня запустился под последней версией платформы. Подключаясь по OLE к другой базе Windows зачем-то вернул ему COM объект предыдущей версии. Решений - два:

2. Прямо тут в обработке по загрузке будет кнопка "Спасти планету". Она появится внизу, рядом с сообщениями об ошибке и ссылкой на отчет. По этой кнопке произойдет перерегистрация com объекта на нужную версию.

Выгрузка в моем случае прошла удачно, а вот загрузка падала многократно с ошибками. Причина была однотипна.

Тут я наступил на ВТОРЫЕ грабли!

В начале 2014 в 1С:Бухгалтерии было выполнено обрезание базы. Обрезание, помимо проводок, обрезало еще и регистры сведений. В частности права на вычет, плановые начисления сотрудников...

Все они были засунуты в процессе свертки в виде среза последних на конец предыдущего года в операцию введенную вручную. Причем каждый регистр был оформлен отдельной операцией.

Это скорее косяк "создателей". При загрузке этих данных программа ругалась, что регистратор не может быть пустым, т.е. в правилах конвертации отсутсвовало правило для типа данных "документ.Операция бух". Это свинство. В ЗУП нет операции бух., но там есть документ "Перенос данных", которые так же умеет двигать любые регистры и создан для вот таких вещей.

В общем боролся я следующим образом:

1. Содержимое операций было стерто. Именно зашел внутрь операции и стер все движения.

2. Перепровел все кадровые документы. Часть движений кадровых приказов было стерто в процессе свертки, но сами приказы в базе остались. Это позволило вернуть часть движений. В частности плановых начислений.

Всё, на часть регистров я забил. Т.к. например право на вычет по НДФЛ - вводится каждый год.

На этом мой рассказ подошел к концу. Вторые грабли были серьезными, т.к. ошибок нормальных никто не выдает. Для ловли врагов применил следующий метод .

Результатом загрузки я более чем доволен. В ЗУП было все, что только можно было перенести. Руками пришлось только повозится с настройкой видов расчетов. Пришлось на создавать показателей, пере вбить их в кадровых документах, но это логично, ведь в 1С Бух 3.0 нет показателей впринцыпе. Данные о среднем перенеслись, что не могло не порадовать.

На этом все, спасибо за внимание.

Для перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 необходимо выполнить начальный перенос данных. Так как ЗУП 3 значительно отличается от ЗУП 2.5, то переход осуществляется именно переносом данных, а не обновлением.

Для успешного перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 следует выполнить следующую последовательность действий:

  1. «Закрыть» месяц в ЗУП 2.5.
    Перенос можно произвести не только на начало года, но и на любой месяц. Предварительно следует выполнить в ЗУП 2.5 окончательный расчет за этот месяц: выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ.
    Важно перед переносом полностью «закрыть» месяц в ЗУП 2.5. Нельзя начать рассчитывать месяц в ЗУП 2.5, а закончить уже в ЗУП 3 – такой возможности не предусмотрено!
  2. Развернуть ПУСТУЮ базу ЗУП 3.
  3. Обновить базы ЗУП 2.5 и ЗУП 3 до актуальных релизов.
    Разработчики регулярно устраняют ошибки переноса и дорабатывают перенос, поэтому вероятность получить наиболее корректные результаты переноса выше, если обновить базы до самых актуальных релизов.
  4. В ЗУП 3 в помощнике начальной настройки новой информационной базы указать, что перенос будет производиться из ЗУП 2.5.
    До ЗУП 3.1.8:
    Начиная с ЗУП 3.1.8:

  5. Далее при работе в ЗУП 3.1.8 необходимо указать, как будет производится загрузка данных: прямым подключением к базе или через файлы:

    Про возможность загрузки данных через файлы читайте в публикации
    До версии ЗУП 3.1.8 был возможен только вариант загрузки прямым подключением в базе ЗУП 2.5.
    Далее в статье рассматривается перенос данных прямым подключением к базе.
  6. Для загрузки данных из базы ЗУП 2.5 необходимо указать информационную базу ЗУП 2.5, из которой требуется выполнить перенос данных:
    Если в базе ЗУП 2.5 был настроен список пользователей, то указать имя пользователя и пароль, под которым будет произведено подключение к ЗУП 2.5 (это должен быть пользователь с полными правами).
  7. На следующем шаге по ссылке Настройка можно выбрать вариант переноса данных:
    Разработчики реализовали два варианта перехода на ЗУП 3 с ЗУП 2.5:
    — так называемый «рекомендованный» перенос – переключатель в положении (этот вариант также называется «новый перенос», «перенос остатков»);
    — так называемый «полный» перенос — переключатель в положение (для этого варианта также можно встретить название «старый перенос»).
    Для рекомендованного переноса потребуется указать месяц начала учета в ЗУП 3, для полного переноса – год, начиная с которого в ЗУП 3 будут перенесены все расчетные данные.
  8. Запустить перенос данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.

Выбор и сравнение вариантов переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Выбор варианта переноса данных

Перед запуском процедуры переноса необходимо определиться, какой вариант переноса данных использовать. Разработчики рекомендуют вариант Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты , однако и вариант Использовать начисления предыдущей программы также можно использовать, он является полностью рабочим, и объективно нельзя сказать, что он хуже, чем «рекомендованный» вариант. Выбор следует производить, исходя из особенностей данных базы ЗУП 2.5, а также потребностей пользователей программы. Ниже рассмотрены особенности первого и второго варианта переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.

  • Переносится срез кадровых данных на дату начала учета – загружаются сведения только по работающим на дату переноса сотрудникам, их текущая штатная расстановка, действующие на момент переноса плановые начисления, право на отпуск, остатки отпусков и текущие периоды отсутствий;
  • Результаты начислений/удержаний НЕ переносятся – это означает, что в ЗУП 3 не получится в зарплатных отчетах сформировать сведения о начислениях/удержаниях за период до начала ведения в ЗУП 3;
  • Данные по взаиморасчетам – загружаются остатки на дату начала учета;
  • Данные по НДФЛ – переносятся остатки по неудержанному / неперечисленному НДФЛ на начало года, а также, если перенос выполняется не на начало года, то — данные по НДФЛ за период с начала года до даты переноса;
  • Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п. — за 1,5 года).

Что потребуется довнести и настроить вручную:

  • Выполнить настройки кадрового учета и расчета зарплаты;
  • Создать и настроить «разовые» (неплановые) виды начислений и удержаний, которые периодически использовались в ЗУП 2.5 и будут использоваться в ЗУП 3.

Преимущество «рекомендованного» переноса заключается в том, что в ЗУП 3 не «приезжает» лишней информации. Это исключает возможности переноса из ЗУП 2.5 ошибочных настроек программы и видов начислений. Также это способствует тому, что сам переход на ЗУП 3 с ЗУП 2.5 выполняется довольно быстро.

Но стоит учитывать, что при таком варианте переноса просмотреть и сформировать отчеты за предыдущие периоды не получится, поэтому необходимо сохранить базу ЗУП 2.5, чтобы иметь доступ к этой информации.

Особенности «полного» переноса данных

Второй вариант переноса соответствует положению переключателя Использовать начисления предыдущей программы . Это более полный вариант переноса при переходе на ЗУП 3 с ЗУП 2.5. Он предполагает следующий перенос данных:

  • Переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, причем перенос производится непосредственно в кадровые документы Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение – таким образом, все кадровые документы по приему и переводу сотрудников будут доступны в ЗУП 3;
  • Результаты начислений/удержаний и данные по взаиморасчетам – переносятся за период переноса данных. Это значит, что в ЗУП 3 можно будет формировать зарплатные отчеты (своды, расчетные ведомости) за весь период переноса данных, в том числе за период, когда учет в ЗУП 3 еще не велся;
  • Данные по НДФЛ и взносам – также будет доступна вся история по НДФЛ и взносам за период переноса;
  • Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные для расчета среднего (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п- за 1,5 года).

Недостатком такого варианта переноса является большое количество передаваемой информации. Это приводит к долгому выполнению самого переноса и к тому, что в ЗУП 3 могут «переехать» ошибки учета из ЗУП 2.5.

Детальное описание структуры переносимых данных при «полном» варианте переноса доступна в публикации .

Сравнительная таблица вариантов переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Данные

Использовать начисления предыдущей программы

Использовать новые возможности

Кадровые данные Вся кадровая история по актуальным сотрудникам Срез кадровых данных на дату начала учета + история приказов для Т-2
Плановые начисления и удержания
Результаты начислений и удержаний
Данные для расчета среднего заработка
Данные по взаиморасчетам Все взаиморасчеты за период Остатки на дату начала ведения учета
Данные по НДФЛ и взносам

Какие данные не переносятся в ЗУП 3

Ни при одном из вариантов переноса данных в ЗУП 3 не переносятся следующие данные:

  • Штатное расписание (оно формируется уже в ЗУП 3 по актуальной штатной расстановке);
  • Настройки отражения в учете;
  • Дополнительные реквизиты и сведения;
  • Данные управленческого учета.

См. также:

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы